Quy trình cấp phát và quản lý đồ bảo hộ lao động trong doanh nghiệp

Quy trình cấp phát đồ bảo hộ lao động trong doanh nghiệp gồm sáu bước: xác định mối nguy, lập danh mục theo chức danh, kiểm tra hàng khi nhập, cấp phát có ký nhận, hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng, rồi thay thế khi hỏng. Bài này viết cho phòng nhân sự, cán bộ an toàn và chỉ huy công trình muốn biến quy định thành thao tác cụ thể, từ lúc lập danh mục đến lúc thu hồi đồ cũ.

Căn cứ pháp lý: doanh nghiệp phải làm gì khi cấp phát đồ bảo hộ?

Căn cứ chính là Thông tư 25/2022/TT-BLĐTBXH về chế độ trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân trong lao động, có hiệu lực từ ngày 01/4/2023 và thay thế Thông tư 04/2014/TT-BLĐTBXH. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc, đăng trên Công báo và Cổng thông tin điện tử Chính phủ, trước khi áp dụng.

Những điểm liên quan trực tiếp đến quy trình cấp phát gồm:

• Điều kiện được trang cấp (Điều 4): người lao động tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, có hại như yếu tố vật lý không đạt tiêu chuẩn vệ sinh, bụi và hóa chất độc hại, hoặc yếu tố sinh học độc hại.
• Danh mục (Điều 5): người sử dụng lao động lập danh mục và trang cấp theo Phụ lục I của thông tư; có thể xây dựng thêm danh mục trong một số trường hợp để bảo đảm an toàn, sức khỏe.
• Hướng dẫn sử dụng: người sử dụng lao động tổ chức hướng dẫn người lao động dùng thành thạo theo hướng dẫn của nhà sản xuất và phải kiểm tra việc sử dụng.
• Bảo quản: người sử dụng lao động bố trí nơi cất giữ, bảo quản theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Sổ theo dõi: người sử dụng lao động lập sổ trang cấp và theo dõi việc trang cấp, có chữ ký xác nhận của người lao động hoặc người đại diện tổ đội, phân xưởng nơi người lao động làm việc. Thông tư cũng khuyến khích số hóa việc theo dõi, cấp phát, với điều kiện việc xác nhận phù hợp với ứng dụng công nghệ thông tin.

Doanh nghiệp nên đối chiếu mẫu sổ kèm theo thông tư khi lập sổ. Bảng ở bước 4 chỉ là các nhóm thông tin nên có để dễ hình dung.

Bước 1 và 2: xác định mối nguy, lập danh mục theo chức danh

Danh mục phải bắt đầu từ công việc thực tế, không bắt đầu từ chủng loại hàng. Cán bộ an toàn đi từng khu vực, ghi mối nguy rồi mới gắn với loại đồ bảo hộ.

1. Liệt kê vị trí làm việc: gia công cơ khí, hàn, kho, xây lắp, vận hành máy, lắp ráp điện tử.
2. Ghi mối nguy chính của từng vị trí: vật rơi, văng bắn, tiếng ồn, bụi, hóa chất, nhiệt, trơn trượt, tĩnh điện.
3. Gắn mối nguy với loại phương tiện cần có, đối chiếu Phụ lục I của thông tư.
4. Lập danh mục theo chức danh, có định mức và thời hạn cấp lại do doanh nghiệp tự xác định dựa trên điều kiện làm việc và hướng dẫn của nhà sản xuất.

Ví dụ: công nhân cắt, mài kim loại cần kính chống văng bắn; tổ vận hành máy dập cần nút tai chống ồn hoặc chụp tai; kho hàng cần giày chống va đập, chống trơn. Cùng một nhà xưởng trong khu công nghiệp, tổ dây chuyền và tổ kho sẽ có hai danh mục khác nhau. Công trường ngoài trời ở miền Bắc mùa rét hoặc miền Trung mùa nắng nóng còn cần tính thêm đồ chống rét, chống nóng.

Bước 3: mua hàng và kiểm tra trước khi nhận

Phải kiểm tra hàng ngay khi nhập kho, trước khi phát cho người lao động, để bảo đảm đúng chất lượng và quy cách đã đặt. Thông tư 25/2022 cũng yêu cầu người sử dụng lao động kiểm tra chất lượng trong quá trình sử dụng, không chỉ lúc nhập. Phòng mua hàng và cán bộ an toàn nên cùng ký biên bản nhận.

• Đối chiếu mã hàng, size, số lượng với đơn đặt.
• Xem nhãn, ký hiệu tiêu chuẩn trên sản phẩm (ví dụ ký hiệu S1P, SRC trên giày), đúng với yêu cầu của danh mục.
• Kiểm tra bên ngoài: đường may, đế giày, tròng kính, dây đeo, hộp đựng.
• Giữ lại tài liệu hướng dẫn của nhà sản xuất để dùng cho buổi hướng dẫn người lao động.

Anh chị cần tư vấn danh mục cho doanh nghiệp có thể gọi hotline 1900.3385. Với khách hàng doanh nghiệp, Vua Bảo Hộ có sản phẩm giày, kính, nút tai đang bán trên website và nhận đặt may quần áo bảo hộ cho doanh nghiệp. Số lượng và quy cách cụ thể xin liên hệ trực tiếp để được báo.

Bước 4: cấp phát có ký nhận và sổ theo dõi

Mỗi lần cấp phát phải để lại dấu vết: ai nhận, nhận gì, ngày nào. Theo Thông tư 25/2022, doanh nghiệp lập sổ trang cấp có xác nhận của người lao động hoặc đại diện tổ đội, phân xưởng; có thể quản lý trên giấy hoặc số hóa.

Các nhóm thông tin nên có khi theo dõi cấp phát (đối chiếu với mẫu sổ kèm theo thông tư):

Size là điểm hay sai nhất. Nên đo hoặc cho thử size trước khi đặt hàng số lượng lớn, tránh phát xong mới đổi.

Bước 5: hướng dẫn sử dụng và kiểm tra việc đeo mặc

Phát đồ xong chưa phải là xong: doanh nghiệp còn phải hướng dẫn cách dùng và kiểm tra thực tế. Đây là nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo thông tư.

• Họp hướng dẫn ngắn khi cấp mới: cách đội mũ, đeo kính, nhét nút tai, buộc dây giày, giặt và cất giữ.
• Giao tổ trưởng kiểm tra đầu ca, ghi lại trường hợp thiếu hoặc đeo sai.
• Nhắc nhở người đeo sai ngay tại chỗ; lặp lại nhiều lần thì xử lý theo nội quy lao động của doanh nghiệp.

Bước 6: bảo quản, thay thế và thu hồi

Đồ bảo hộ hỏng thì phải thay, và doanh nghiệp cần bố trí nơi cất giữ theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Thời hạn thay cụ thể chỉ nên ghi khi có căn cứ từ nhà sản xuất hoặc kết quả kiểm tra thực tế.

• Bố trí tủ hoặc giá cất giữ tại xưởng, tránh nơi ẩm, nắng gắt, hóa chất.
• Kiểm tra định kỳ các dấu hiệu: giày bong đế, mòn đế, kính trầy mờ, mũ nứt, nút tai biến dạng.
• Khi thay, ghi lý do trong sổ để thấy được vị trí nào hao mòn nhanh và điều chỉnh định mức.
• Đồ hỏng nên thu hồi đối chiếu rồi mới cấp thay, để tránh thất thoát và tránh người lao động tiếp tục dùng đồ không còn an toàn.

Những sai sót thường gặp khi cấp phát

Các lỗi dưới đây xuất phát từ cách làm việc, không phải từ quy định riêng nào.

• Cấp một kiểu cho tất cả chức danh, trong khi mối nguy mỗi vị trí khác nhau.
• Không cho thử size, dẫn đến người lao động cất đồ không dùng.
• Không có người chịu trách nhiệm kiểm tra đầu ca.
• Sổ theo dõi chỉ có lúc cấp, không có lúc thay và thu hồi.
• Mua theo giá thấp nhất mà không đối chiếu ký hiệu tiêu chuẩn với danh mục.

Câu hỏi thường gặp

Cấp phát đồ bảo hộ lao động có cần ký nhận không?

Có. Theo Thông tư 25/2022, sổ trang cấp có chữ ký xác nhận của người lao động hoặc người đại diện tổ đội, phân xưởng nơi người đó làm việc. Thông tư khuyến khích số hóa, miễn là việc xác nhận phù hợp với ứng dụng công nghệ thông tin.

Ai lập danh mục đồ bảo hộ trong doanh nghiệp?

Người sử dụng lao động lập danh mục theo Phụ lục I của Thông tư 25/2022. Trên thực tế, cán bộ an toàn thường soạn, phòng nhân sự và lãnh đạo xem xét, rồi các bộ phận góp ý theo vị trí làm việc.

Doanh nghiệp có phải hướng dẫn người lao động cách dùng không?

Có. Thông tư yêu cầu người sử dụng lao động tổ chức hướng dẫn dùng thành thạo theo hướng dẫn của nhà sản xuất và phải kiểm tra việc sử dụng.

Đồ bảo hộ phải cất giữ ở đâu?

Người sử dụng lao động bố trí nơi cất giữ, bảo quản theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Nên dùng tủ hoặc giá riêng, khô ráo, tránh hóa chất.

Thông tư 25/2022 có hiệu lực từ khi nào?

Từ ngày 01/4/2023, thay thế Thông tư 04/2014/TT-BLĐTBXH.

Có biểu mẫu sổ cấp phát bắt buộc không?

Có. Thông tư 25/2022 quy định sổ trang cấp được lập theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm theo thông tư. Nếu cần theo dõi thêm thông tin riêng, doanh nghiệp nên hỏi cơ quan quản lý lao động địa phương để chắc chắn sổ vẫn đúng mẫu.

Liên hệ Vua Bảo Hộ để được tư vấn cấp phát đồ bảo hộ

Công ty TNHH Vua Bảo Hộ hỗ trợ doanh nghiệp chọn đồ bảo hộ theo từng vị trí, từ giày, kính, nút tai đến quần áo đặt may. Anh chị có thể xem thêm giày bảo hộ Yukon S1P trên website vuabaoho.com.

• Hotline toàn quốc: 1900.3385
• Cửa hàng Nam Định: Số 202 Điện Biên, Phường Nam Định, tỉnh Ninh Bình, điện thoại 0911.377.997
• Cửa hàng Nghệ An: Số 3 Phan Đình Phùng, Phường Thành Vinh, tỉnh Nghệ An, điện thoại 0941.60.8118
• Website: vuabaoho.com